プライバシーポリシー ~個人情報の取扱いについて~

当社は、リテンションマネジメント事業等の各種サービス（以下、「各種サービス」といいます。）を営む企業として、皆様から直接、個人情報の提供をいただくほか、当社において直接又は間接的に皆様の個人情報を適正に取得いたします。当社は皆様から取得した個人情報を、次に定める利用目的の範囲内でのみ利用するものとし、目的外利用を行わないために適切な管理措置を講じます

全社共通で取得する個人情報

オフィスおかんサービスで取得する個人情報

ハタラクカルテサービスで取得する個人情報

会社運営で取得する個人情報

当社に対し、個人情報を提供するか否かについては、皆様において自由に判断をすることができ、その判断は完全に任意です。但し、当社サービス等の提供にあたって当社が必要とする個人情報をご提供いただけない場合には、当社サービス等を提供することができない場合がございます。

当社は、皆様の個人情報の取り扱いにつき、適切な対策を施し、不正取得や、紛失、改ざん、漏洩等が起こらないよう、技術面、組織面での安全管理措置を講じるとともに、個人情報を管理する責任部門に個人情報保護管理責任者を置いて適切な管理を行っています。当社は、個人情報の管理について継続的な見直しを行います。

• 基本方針の策定
  個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について基本方針を策定しております。
• 個人データの取扱いに係る規律の整備
  取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しております。
• 組織的安全管理措置
  個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しております。
• 人的安全管理措置
  個人データの取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施しております。
  個人データについての秘密保持に間して従業者と契約を締結しております。
• 物理的安全管理措置
  個人データを扱う事業所において、従業者の入退室管理、および制限を実施しており、部外者を含む権限を有さない者による個人データの閲覧、盗難を防止する措置を実施しております。
• 技術的安全管理措置
  アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。
• 外的環境の把握
  個人データの取扱いについて外国にある第三者に提供しておりません。
  

当社は、当社が取扱う商品の発送・代金決済・与信、関連するアフターサービス、新商品・サービスに関する情報のお知らせ、当社のサービスに関係して利用企業様の分析やレポートを行う場合、その他当社の事業遂行のために、当社の業務委託先に対して、最低限必要な情報に限り、皆様の個人情報を開示する場合があります。これら業務委託先に対しては、個人情報の保護に関する契約を締結し、業務委託先が契約を遵守するよう、必要かつ適切な管理および監督を行います。

当社は、個人情報を適切に保護し、個人情報保護法その他の法令等により認められた場合を除き、皆様からの同意なく、個人の識別が可能な状態で個人情報を第三者に開示、提供することはありません。提供先および提供内容を特定したうえで、皆様の同意を得た場合に限り、開示、提供いたします。ただし、以下の場合はこの限りではありません。

• 皆様の同意が得られた場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• 利用目的の達成に必要な範囲内において、皆様から取得した個人情報の全部又は一部を、機密保持を含む契約を締結した第三者へ委託する場合

当社は、本サービスにおける利便性の向上、統計データ取得等のため、個人が特定できない形でのユーザーの皆様の属性情報、情報端末情報、cookie情報等を含む行動履歴情報（以下「行動履歴等情報」といいます。）を収集する場合がございます。当社は行動履歴等情報を、当社の提供する各種サービスの改善、新サービスの検討、マーケティング目的で利用します。また、行動履歴等情報の収集にあたっては、第三者提供のツールを用いる場合があり、当該第三者が行動履歴情報の一部を収集し、マーケティングサービスの提供、改善又は新規開発の目的で利用する場合があります。
ユーザーの皆様において、行動履歴等情報の取得を望まない場合には、ウェブブラウザやスマートフォン等の設定を変更することにより、Cookieやjava scriptを削除・無効化することができます。また、行動履歴等情報を収集する第三者のウェブページにおいて無効化（オプトアウト）の手続を行っていただくこともできます。但し、これら機能を無効化すると、当社のサービスの一部の機能をご利用いただけなくなる場合があります。

皆様が当サイトにアクセスされたことについて、その操作の情報をアクセスログという形で記録しています。この情報は今後のサイトの利便性向上のため、万一問題が発生した際の原因追及、利用状況に関する統計・分析処理などに使用するために採取をしており、それ以外の目的には使用いたしません。

Google を含む第三者配信事業者によりインターネット上のさまざまなサイトに当社の広告が掲載されています。Google を含む第三者配信事業者はCookie を使用して、当ウェブサイトへの過去のアクセス情報に基づいて広告を配信します。 皆様はGoogle広告のオプトアウトページにアクセスして、Google による Cookie の使用を無効にできます（又は、Network Advertising Initiative のオプトアウトページにアクセスして、第三者配信事業者による Cookie の使用を無効にできます）。

当サイト上にあるリンク先を通じてアクセスできる、第三者が運営するサイトおよびサービス等においては、当サイトの責任範囲外となり、それらで独自に収集される個人情報の利用については、当社は、関知いたしません。リンク先を閲覧される際は、その第三者が設定するプライバシーポリシーに準じることとなります。

当社は、個人情報の取扱いに関する運用状況を適宜見直し、継続的な改善に努めるものとし、法令等の変更や必要に応じて、いつでも事前の予告なく「個人情報の取扱い」を変更することがあります。この場合、当社は最新の「個人情報の取扱い」を当社サイト上に掲載いたします。但し、法令上利用者の同意が必要となるような「個人情報の取扱い」の変更を行う場合、変更後の「個人情報の取扱い」は、当社所定の方法で変更に同意した利用者に対してのみ適用されるものとします。当社は、皆様が閲覧された当時の「個人情報の取扱い」の内容の如何にかかわらず、常に最新の「個人情報の取扱い」により皆様の個人情報を取り扱いいたします。

• 特定個人情報の取扱いに関する関係法令・ガイドライン遵守
  当社は、特定個人情報の保護に関する日本の法令、国が定める指針その他の関連規範を遵守いたします。
• 特定個人情報の利用目的
  当社は、特定個人情報の保護に関する日本の法令、国が定める指針その他の関連規範で定められた個人番号関係事務の範囲内でのみ利用するものとし、個人番号関係事務には、源泉徴収に関する事務、個人住民税に関する事務、労働保険関連事務、社会保険関連事務、国民年金第3号被保険者関連事務、支払調書作成に関する事務を含みます。また、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律19条各号に定める場合を除き、特定個人情報を第三者に提供しません。
• 特定個人情報の安全管理措置
  当社は、特定個人情報の漏洩、滅失等の防止等のため、特定個人情報の責任者を置き定期的な点検を実施し、特定個人情報の適切な管理に努めます。
• 苦情問合せ窓口について
  当社で取り扱う特定個人情報に関する苦情・相談については、下記「個人情報に関するお問合せ窓口」まで、お問合せください。

利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去、第三者提供記録の開示及び第三者への提供の停止（以下、総称して「開示等」といいます。）のご請求は、以下の「個人情報に関するお問い合わせ受付窓口」へご連絡ください。当社は、ご本人又はその代理人であることを確認したうえで、合理的な範囲において対応いたします。また、相談・苦情、その他皆様の個人情報に関するお問い合わせについても、以下の「個人情報に関するお問い合わせ受付窓口」で受け付けております。

【個人情報に関するお問い合わせ受付窓口】
株式会社OKAN 個人情報問い合わせ窓口
経営管理本部　担当執行役員
電話番号：050-1746-8088
Eメール：privacy@okan.jp

事業者名：株式会社OKAN
代表取締役：沢木　恵太
住所： 東京都豊島区西池袋二丁目41番8号IOBビル6階

個人情報保護管理者：経営管理本部　担当執行役員
電子メール：privacy@okan.jp
電話番号：：050-1746-8088